Contabilidade de Condomínio - Tudo sobre a parte Contábil

A parte referente a contabilidade de condomínio deve andar nos eixos, por isso vamos abranger nesse texto os pontos principais sobre essa questão:

Cuide com tranquilidade do departamento de pessoas e recursos humanos na parte de contabilidade de condomínio

A gestão de funcionários é o desenvolvimento de estratégias que buscam aprimorar o trabalho realizado no condomínio. Também conhecida como gestão de pessoas, a atividade às vezes se confunde com o trabalho de recursos humanos (RH).

De forma resumida, a prática tem a intenção de:

melhorar a gestão condominial;
desenvolver uma equipe de funcionários de alta performance;
aumentar a satisfação e o bem estar dos condôminos.

Independente de o condomínio ter contrato com uma empresa especializada em mão de obra terceirizada, ainda é papel do síndico realizar a gestão dos funcionários. Inclusive, a atividade é considerada uma das atribuições do gestor. Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, uma das obrigações do síndico é zelar pela conservação das áreas comuns do condomínio. Logo, coordenar os funcionários em prol da conservação do empreendimento se torna uma das principais responsabilidades do síndico.

Por outro lado, faz parte das atribuições das administradoras do condomínio cuidar do RH do condomínio. Sendo assim, é normal que a gestão de funcionários em condomínio seja parte das responsabilidades da empresa de administração condominial.

Como fazer gestão de funcionários dentro da contabilidade de condomínio

Agora que você já sabe o que é a gestão de pessoas em condomínios, precisamos falar sobre a parte prática. Quais são as melhores formas de montar uma boa gestão de funcionários em condomínio? Confira algumas dicas:

Treinamento

Em primeiro lugar, é preciso que o síndico dedique um tempo para realizar o treinamento dos funcionários assim que eles iniciam as atividades no condomínio.

Ao introduzir o funcionário à rotina do condomínio de forma adequada, facilita-se a adaptação do profissional ao novo serviço e ambiente de trabalho.

Durante o treinamento, devem estar inclusos os manuais de trabalho e as regras da convenção e regimento interno do condomínio.

Além disso, é importante apresentar o novo integrante da equipe aos moradores e aos demais colegas de trabalho.

Boa comunicação

Tanto o síndico profissional quanto o síndico morador devem reservar um momento na agenda para conversar com a equipe de funcionários do condomínio periodicamente.

Assim é possível compreender quais são as demandas condominiais, quais são os problemas da gestão de funcionários em condomínio e como corrigi-las.

Com uma boa comunicação, é possível montar estratégias e melhorias em conjunto. Isto é essencial, pois estimula o envolvimento do trabalhador, mostrando que o seu serviço é muito importante para o condomínio.

Criar uma rotina de trabalho

Outro ponto importante da gestão de funcionários em condomínio é o desenvolvimento de uma rotina de trabalho.

Para tanto, o síndico deve aproveitar os momentos de comunicação com a equipe para montar um cronograma de atividades e checklists para cada área de atuação. Por exemplo, você pode utilizar uma planilha de limpeza de condomínio.

Faça avaliações

Além de manter um bom relacionamento com os funcionários, o síndico precisa ficar atento aos feedback.

Essa é uma das tarefas mais importantes na gestão de funcionários em condomínios, pois garante que o trabalho fique cada vez melhor.

Mas atenção: nas avaliações, não se deve focar apenas nas coisas ruins. Afinal, a intenção do síndico é aprimorar a gestão condominial e não apenas distribuir críticas. Portanto, aproveite também para parabenizar os pontos fortes do trabalhador e dos serviços prestados.

Celebre datas comemorativas

Como comentamos, a gestão dos funcionários do condomínio também tem a função de incentivar e motivar os trabalhadores.

E nada melhor para fazer alguém se sentir parte de uma equipe do que ter momentos de descontração. Lembre-se de celebrar datas comemorativas, como dia do porteiro ou dia do zelador, além do aniversário de cada funcionário.

Regras para funcionários em conformidade com a contabilidade de condomínio

Gerenciar uma equipe formada por funcionários como porteiros, seguranças, vigias, faxineiros pode se tornar uma tarefa um tanto quanto penosa.

Para facilitar, o síndico deve criar regras para os funcionários em condomínio.

Para isso, cada condomínio deve desenvolver as suas próprias regras. Dessa maneira, não existe uma fórmula que deve ser seguida e aplicada por todos. Cada empreendimento é único e possui demandas individuais.

Portanto, leve em consideração as especificidades do condomínio que você gerencia. Para isso, o síndico deve estar atento às opiniões do zelador e demais integrantes da equipe de funcionários.

Questões como horas extras, seguro de vida e detalhes sobre a folha de pagamento fazem parte da lista de direitos dos funcionários de condomínio e fazem parte das obrigações trabalhistas previstas pela lei.

Apenas com uma boa gestão de funcionários em condomínio é possível implementar a administração e garantir a estabilidade na comunidade. Trabalhando em conjunto, o dia a dia em comunidade fica melhor!

Terceirizar a mão de obra nos condomínios vale a pena

No Brasil, esta prática tem se tornado cada vez mais comum por conta das diversas situações problemáticas envolvendo a substituição de funcionários contratados nos dias de faltas ou períodos de afastamento, acompanhamento das demandas, supervisão do dia a dia, aumentos de salário, advertências e controle de horários, por exemplo. Mas além disso, existem outro motivos. Veja:

Garantia de funcionários melhor capacitados

Hoje em dia, os síndicos não conseguem mais disponibilizar o tempo necessário para estas tarefas e aí, a opção de terceirizar aparece como a mais adequada. Foi exatamente o que aconteceu alguns anos antes na indústria e no comércio, que passaram a contratar serviços terceirizados, principalmente na área de limpeza, zeladoria e segurança.

Outro aspecto que motiva esta decisão é quanto ao treinamento, qualificação e reciclagem do pessoal contratado. Com a terceirização, os cursos de capacitação são responsabilidade da empresa que foi contratada e que, constantemente, deve avaliar esta necessidade a partir dos retornos recebidos dos clientes.

Além disso, as empresas terceirizadas ficam com a obrigação de realizar o pagamento dos salários, benefícios, encargos sociais, substituição de pessoal, supervisão dos trabalhos realizados, enfim, tudo que se relaciona com a gestão das atividades do pessoal contratado.

Custo maior, preocupação menor nos condomínios

Os gastos dependem muito do tamanho dos condomínios e de algumas características específicas de cada um. Mas estima-se que, em média, as despesas com pessoal respondem por 50% do total de custos nos condomínios verticais, e este índice aumenta para cerca de 65% nos condomínios horizontais. E para terceirizar os serviços citados acima, um condomínio chega a ter um custo de 15 a 20% maior, do que se fosse contratar e manter funcionários próprios.

Um dos fatores que causam este aumento é que as empresas terceirizadoras de mão de obra pagam salários e benefícios superiores aos estipulados na Convenção Coletiva de Trabalho, que rege as relações trabalhistas dos condomínios e seus funcionários.

Além disso, dependendo dos detalhes no contrato, já há empresas no mercado que assumem a responsabilidade e ressarcimento em casos de prejuízos ocasionados ao condomínio, ou a seus condôminos, decorrentes de atitude dos funcionários contratados nas dependências do contratante.

De qualquer modo, ao avaliar sua relação custo/benefício, a terceirização ainda é vantajosa porque o custo é um pouco maior do que ter uma mão de obra própria, mas a dor de cabeça com tudo o que envolve o pessoal contratado é substancialmente menor.

Sem problemas com gestão financeira e com a contabilidade de condomínio

A administração condominial possui uma complexidade comparável à gestão de uma empresa. E, como em qualquer negócio, a saúde das finanças determina sua sustentabilidade. Por isso, realizar uma boa gestão financeira para condomínios é fundamental. Seja síndico ou administradora, o responsável deve se planejar e organizar todas as suas tarefas em relação a este ponto primordial no condomínio.

Considerando essa importância, o gestor deve não só saber o que é gestão financeira para condomínios, mas deve conhecer seu papel perante ela. Além disso, para ter sucesso na atividade, deve adotar boas práticas, que listamos.

Gestão financeira para melhorar a contabilidade de condomínio

Gestão financeira para condomínios é a adoção de práticas que garantam sua saúde financeira. Mensalmente, os condôminos fazem o pagamento da taxa condominial para custear as despesas ordinárias, que integram o dia a dia do condomínio. A totalidade desse valor, e um eventual fundo de reserva, serão administrados pelo responsável, que pode ser o síndico morador, o síndico profissional ou uma administradora de condomínio.

Por isso, podemos dizer que a gestão financeira para condomínios nada mais é do que administrar o dinheiro da coletividade e direcioná-lo em prol dela mesma. Dentre as atividades que envolvem essa gestão, estão:

Emitir os boletos para pagamento de taxa condominial por parte dos moradores;
Montar e distribuir os demonstrativos financeiros de condomínio;
Elaborar a prestação de contas e a previsão orçamentária anual;
Realizar cobranças de taxa de condomínio em atraso;
Administrar o fundo de reserva do condomínio;
Gerenciar as contas a serem pagas;
Elaborar relatórios, e outras.

Importância da contabilidade de condomínio

Considerando as atividades que o síndico ou a administradora deve realizar para uma boa gestão financeira para condomínios, já é possível notar sua grande importância. Gerir recursos financeiros de uma coletividade é uma enorme responsabilidade. Exige planejamento e organização, mas acima de tudo ética e honestidade.

São muitas saídas e entradas que merecem atenção para que o empreendimento se mantenha funcionando corretamente. E essa é a grande importância da gestão financeira para condomínios: mantê-los funcionando corretamente, atendendo aos seus usuários. Diante de tantas nuances nessa administração, é preciso realizar essa gestão de forma profissionalizada. E o síndico tem grande responsabilidade nisso.

Papel do síndico na gestão financeira de condomínios

O síndico é o representante do condomínio. Ele exerce um papel de liderança na administração condominial, mesmo que exista uma administradora que cuida da rotina. Por ser a figura central, ele deve exercer sua atribuição, como manda o Código Civil, de zelar pelo condomínio, inclusive por suas finanças.

Inicialmente, para que consiga realizar providências eficientes neste sentido, ele deve ter o mínimo de conhecimento sobre gestão financeira para condomínios. Conhecer a legislação aplicável e saber conceitos básicos é desejável. Ter perfil analítico e organização é essencial. Mas um papel muito importante que ele deve cumprir é o de negociador.

O tempo todo, o condomínio se vê em situação de aquisição de insumos e equipamentos em sua rotina. Para lidar com fornecedores e encontrar o melhor custo-benefício das transações, as habilidades negociais são fundamentais. Menores preços por volume, prazos melhores de pagamento e descontos melhoram a capacidade financeira do condomínio. Mas a habilidade negocial também deve ser colocada em prática internamente, com os moradores inadimplentes.

Além do perfil negociador, organizado e analítico, o papel do síndico é adotar as melhores práticas de gestão financeira para condomínios.

Melhores práticas de gestão financeira para condomínio

No início de todo ano, é preciso elaborar o planejamento orçamentário. A cada mês, ficar atento à inadimplência. Frequentemente, cotar as melhores propostas para aquela obra no salão de festas. São muitas demandas que aparecem para o responsável pela gestão financeira para condomínios. E para realizar tudo de forma eficiente é correta, algumas práticas são grandes aliadas.

Organize as finanças para melhor funcionamento da contabilidade de condomínio

Organizar as finanças é uma das práticas fundamentais de gestão financeira para condomínios. Ela envolve análise de contas, categorização de despesas e outras atividades. A organização é o primeiro passo para alcançar um equilíbrio financeiro. Nela, o síndico faz o levantamento de gastos, pagamentos, receitas e investimentos. Com a visibilidade dessas informações, é possível ter um fluxo de caixa coerente, evitando gastos não planejados.

Mas a organização deve ser constante. Por isso, o síndico deve atualizar todas as informações diariamente para que não se esqueça de nenhuma movimentação. Documentos como notas fiscais e recibos devem ser arquivados para prestação de contas. Com o tempo, isso se torna um hábito na rotina.

A análise de contas é um desdobramento da organização financeira. Nada mais é do que verificar as contas da gestão anterior. Isso envolve balancetes, recibos, depósitos, documentos e pagamentos de funcionários, dentre outros.

A categorização de despesas em fixas (despesas ordinárias), variáveis (taxas e impostos) e extras (outras despesas imprevisíveis ou que envolvem manutenções) ajuda o síndico a manter seu plano financeiro organizado. Assim, a gestão financeira para condomínios se torna mais assertiva.

Além dessas duas práticas, veja outras para organizar as finanças condominiais:

Adote a poupança ou o fundo de reserva para o condomínio;
Faça um bom planejamento financeiro;
Tenha seu próprio controle financeiro;
Analise as contas da gestão anterior;
Realize reuniões periodicamente;
Faça uma boa gestão de gastos;
Cuide da inadimplência.

Faça um bom planejamento financeiro e consequentemente uma melhor contabilidade de condomínio

Após analisar as contas, categorizar as despesas e organizar suas finanças e o fluxo de caixa, você já deu um grande passo para fazer um bom planejamento financeiro para o condomínio. Planejar é a melhor forma de colocar em prática os planos de investimento. Por isso, o planejamento inclui não somente a manutenção cotidiana, mas também alguns objetivos financeiros.

Os condôminos estão pensando em reformar a área de lazer? Após discussão e aprovação em assembleia condominial, é preciso estabelecer um prazo para juntar o dinheiro e fazer a “caixinha” da reforma. Isso estará no planejamento. Qualquer plano que se volte para o conforto, o bem-estar e a tranquilidade dos moradores é válido. Afinal, o síndico realiza a gestão financeira para condomínios em prol da coletividade.

No planejamento, em suma, é preciso projetar entradas e saídas ao longo do tempo, verificando o volume de capital recebido (receitas) e os gastos (despesas). Há possibilidade de recebimento de algum valor futuro (vindo de negociação de inadimplência, por exemplo)? Coloque no planejamento.

Outro ponto que pode entrar no planejamento financeiro é a formação ou a manutenção do fundo de reserva. Esse fundo é muito comum e serve para emergências condominiais. É uma maneira de não ser pego desprevenido em situações inesperadas. Vale destacar que os recursos do fundo não podem ser usados para qualquer ocasião. Em caso de emergência, se possível, é preciso consultar os condôminos para que os recursos tenha destino conhecido.

Controle os gastos

Para controlar os gastos, o síndico deve ter seu planejamento financeiro em mente. Isso porque não se pode gastar mais do que se arrecada. E é no planejamento que essas informações constam. Além disso, o controle depende do registro de toda a movimentação financeira e operações realizadas. Não negligencie essa tarefa.

Ao controlar os gastos, o síndico terá mais tranquilidade de informar aos condôminos tudo que foi feito. Por meio de relatórios e demonstrativos financeiros, a coletividade tomará decisões de forma fundamentada.

Um ponto merece destaque sobre esse controle de gastos. Pode ocorrer uma situação em que o condomínio precisará gastar mais do que tem em caixa. Neste caso, a melhor saída é convocar uma assembleia para discutir o caso com os condôminos, na tentativa de dividir as despesas. Fazer empréstimos ou dívidas não é um bom negócio, devido aos juros altos que podem comprometer seu orçamento por um longo período.

Reduza custos

Contratar uma portaria remota, terceirizar alguns serviços, passar o “pente fino” nos gastos, rever folhas de pagamentos e horas extras. Todas essas medidas são importantes na gestão financeira para condomínios, pois se destinam a reduzir custos. Elas podem, inclusive, reduzir o valor da taxa condominial, algo que será muito bem visto pelos moradores. Ou, caso não haja redução, reverter o valor para adoção de medidas sustentáveis e de valorização do imóvel.

A redução de custos envolve toda a rotina condominial. Ações educativas podem contribuir para abaixar os gastos com as despesas ordinárias, como luz e água. Conscientizar os moradores a respeito dos recursos financeiros do condomínio é uma medida interessante

Ao síndico, cabe a procura pelas melhores propostas. Isso envolve a cotação de orçamentos, algo que é avaliado de perto na hora da prestação de contas. É preciso considerar procedimentos básicos ao cotar produtos e serviços para condomínios, principalmente quando envolve obras condominiais. Ter, pelo menos, 3 orçamentos em mãos para aprovar um deles em assembleia é essencial para superar a desconfiança.

Quando isso ocorre, além de comprovar a melhor escolha caso apareçam dúvidas posteriores, o síndico costuma encontrar o melhor custo-benefício para sua demanda. É uma ótima prática para reduzir os custos e, consequentemente, para a gestão financeira para condomínios.

Controle a inadimplência

Se fizermos uma pesquisa rápida com os síndicos de somente um quarteirão de uma cidade qualquer, certamente eles apontarão que um dos grandes problemas na gestão é a inadimplência. De fato, é algo sobre o qual não se tem controle, mas é possível contornar a situação para fazer uma boa gestão financeira para condomínios.

O primeiro passo para ter controle sobre a inadimplência é avaliar as contas passadas para realizar uma previsão no número de inadimplentes recorrentes. O déficit gerado por esses condôminos devem constar no planejamento para que o síndico não tenha problemas na hora de fechar as contas de cada período.

O segundo passo para reduzir o índice de inadimplência é tentar abaixar ao máximo a taxa condominial. Como apontamos anteriormente, a redução de custos e o controle de gastos podem contribuir neste sentido.

Portanto, para ter uma boa gestão financeira para condomínios, o controle da inadimplência aparece como ponto fundamental.

Seja transparente na prestação de contas durante a contabilidade do condomínio

A transparência na gestão financeira para condomínios é a melhor forma de garantir a tranquilidade dos condôminos e do próprio síndico. Além de evitar problemas de comunicação, o síndico que se antecipa e conversa sobre suas intenções em relação à coletividade ganha um voto de confiança em sua administração. Quando falamos de finanças, isso é ainda mais importante. Seja por meio virtual ou presencial, a transparência é o pilar de uma boa gestão.

Em um paralelo simples, certamente você confiará mais em um deputado que apresenta mensalmente suas ações na Assembleia Legislativa do que em um político que não dá notícias sobre sua atuação pública. Os condôminos têm a mesma sensação em relação ao síndico, principalmente porque ele lida com recursos financeiros da coletividade.

Ter a confiança dos condôminos é um benefício enorme para uma gestão financeira transparente. Neste caso, o responsável pelo condomínio consegue propor soluções com credibilidade, e sua proposta é bem recebida.

O síndico ou a administradora pode adotar algumas medidas que contribuem para essa transparência em relação à vida financeira condominial, tais como:

Manter-se disponível para condôminos e conselheiros, a fim de prestar esclarecimentos sobre qualquer ponto da gestão financeira;
Convocar assembleias regularmente para prestação de contas ou para aprovar medidas que envolvam grande quantia de dinheiro;
Utilizar informativos sobre a gestão financeira para condomínios;
Realizar as reuniões de conselhos abertas para moradores;
Apresentar o balancete no boleto da taxa condominial.

Realize auditorias preventivas na contabilidade do condomínio

A gestão financeira para condomínios é um campo complexo, como já pontuamos. Ela se assemelha a uma empresa, pois lida com múltiplos atores e grande volume de recursos financeiros. Assim como em um negócio, é preciso adotar as melhores práticas para garantir a sustentabilidade da saúde financeira. E uma delas são as auditorias preventivas.

A auditoria é uma medida que analisa todas as contas do condomínio. Por isso, é importante para a transparência da prestação de contas do condomínio. Sua periodicidade depende do porte do condomínio. Em condomínios maiores, com muitos prestadores de serviços e realização de compras, ela deve ocorrer mensalmente. Porém, é recomendável que ela ocorra com essa frequência também em condomínios pequenos.

Muitos pensam que a auditoria é necessária apenas quando há desconfiança por parte dos condôminos. De fato, ela é uma medida que aparece mais nessas situações. Um síndico que propõe muitas arrecadações extras nos últimos meses, sem que o condomínio apresente bom estado de conservação, levanta dúvidas junto aos moradores. Da mesma forma, um gestor que só contrata fornecedores que mantêm relação pessoal com ele. A auditoria é, sem dúvidas, uma ótima prática para esclarecer tais situações.

Com ela, é possível visualizar, por exemplo, se a escolha por tais fornecedores foi feita após uma concorrência com demais empresas que oferecem serviços/produtos de qualidade com preço similar. Se sim, não há com o que se preocupar.

Mas fato é que a auditoria preventiva pode ser uma medida que o próprio síndico adota. É uma maneira de demonstrar preocupação com os recursos coletivos, além de organização e boa-fé. E o que uma auditoria pode identificar? Veja as fraudes mais comuns:

Inadimplência do condomínio em relação à Receita Federal e ao INSS;
Recebimentos de inadimplentes feitos diretamente com o gestor;
Superfaturamento em aquisição de serviços e/ou compras;
Contratação de serviços desnecessários e/ou supérfluos;
Desvio de materiais do condomínio para uso particular;
Saques injustificados da conta condominial;
Ausência de lançamento de acordos;
Uso de notas fiscais falsas (“frias”).

Cabe destacar que a auditoria deve ser sempre independente, podendo ser realizada pelo Conselho Fiscal ou por um profissional externo, especialista, como um contador.

Utilizar um sistema de gestão na contabilidade de condomínio

A tecnologia é uma grande aliada na gestão financeira para condomínios. Algumas administrações adotaram plataformas digitais para se comunicar com moradores, disponibilizar prestação de contas mensal e documentações financeiras. É uma forma de prezar pela transparência, o que valida ainda mais a gestão do síndico. Além dos sites, outros condomínios optam por um sistema de administração condominial, que funciona também para essas práticas, mas para muitas outras.

O sistema de gestão não é somente um canal de comunicação eficaz, mas se mostra fundamental para a gestão financeira para condomínios. Alguns softwares, como o Condobox, possuem módulos financeiros que centralizam todos os documentos relativos às finanças e contribuem para a organização financeira condominial.

O síndico pode usufruir de funcionalidades que envolvem o controle do fluxo de caixa. Isso contribui para reduzir os custos, controlar os gastos e a inadimplência e para a organização financeira como um todo. O O síndico pode:

Controlar informações acerca da taxa condominial, calcular o rateio das despesas do condomínio, gerar cartas de cobrança e recibos e se comunicar diretamente com os condôminos;
Controlar o fluxo de caixa, realizando o lançamento individual de despesas e receitas, o fechamento mensal, a baixa em lote e a conciliação bancária;
Emitir relatórios financeiros detalhados, o que facilita a visualização da saúde financeira condominial;
Controlar as contas bancárias e os lançamentos relativos a elas.;
Realizar previsões orçamentárias.

Uma boa gestão financeira para condomínios é a parte mais relevante da administração dessa coletividade. Se a saúde das finanças vai bem, o síndico ou a administradora conseguem realizar melhorias para o conforto e o bem estar dos moradores. Em contrapartida, os condôminos se sentem satisfeitos com a administração.

As medidas para essa gestão seja eficientes devem ser colocadas em prática o quanto antes. Os benefícios são inúmeros, como você viu.